Politique de confidentialité
1. Objet de la présente politique
À la Fondation des Centres de la jeunesse et de la famille Batshaw (la « Fondation »), nous reconnaissons l’importance de protéger les renseignements personnels qui nous sont confiés.
La présente Politique de confidentialité décrit la façon dont nous recueillons, utilisons, communiquons, conservons et protégeons les renseignements personnels. Nous limitons la collecte de renseignements personnels à ce qui est nécessaire aux fins décrites dans la présente politique et nous les traitons conformément aux lois applicables en matière de protection des renseignements personnels.
La directrice générale de la Fondation agit à titre de responsable de la protection des renseignements personnels. Toute question, tout commentaire, toute plainte ou toute demande concernant la présente politique ou les pratiques de la Fondation en matière de protection des renseignements personnels peut être adressé à :
Directrice générale et responsable de la protection des renseignements personnels
Fondation des Centres de la jeunesse et de la famille Batshaw
5, parc Weredale
Westmount (Québec) H3Z 1Y5
info@batshawfoundation.ca
2. Renseignements personnels que nous recueillons
2.1 Types de renseignements personnels que nous pouvons recueillir
Les renseignements personnels que nous recueillons dépendent de votre relation et de vos interactions avec la Fondation et peuvent comprendre :
Donateurs, sympathisants et participants à des événements
Des renseignements d’identification et de coordonnées, tels que votre nom, votre nom usuel, votre adresse postale, votre adresse courriel et votre numéro de téléphone;
Des renseignements concernant votre relation avec la Fondation, tels que le type de donateur, l’organisation ou l’employeur, la langue de préférence, les préférences en matière de communications et de sollicitations ainsi que la personne-ressource à la Fondation;
Des renseignements relatifs aux dons et aux transactions, notamment l’historique des dons, les renseignements de facturation et les renseignements nécessaires à la délivrance de reçus fiscaux;
Des renseignements relatifs à l’inscription et à la participation à des événements.
Les paiements en ligne sont traités par des fournisseurs de services de paiement tiers. La Fondation ne conserve pas directement les numéros complets de cartes de crédit.
Jeunes et participants aux programmes
Des renseignements d’identification, tels que le nom ou le numéro de bénéficiaire, selon le programme;
Des renseignements démographiques, scolaires et liés aux programmes;
Des renseignements concernant l’admissibilité ou la participation à des programmes et à des mesures de soutien financés par la Fondation;
Des renseignements relatifs aux demandes de financement, notamment le type et le montant du soutien demandé, l’utilisation prévue et les objectifs du financement;
Les coordonnées des jeunes, des intervenants ou d’autres personnes participant à une demande, le cas échéant;
Des renseignements justificatifs fournis dans le cadre d’une demande, d’un remboursement, de la remise d’un reçu ou d’un suivi de programme.
Selon le programme et les circonstances, certains renseignements personnels recueillis peuvent être de nature sensible. La Fondation limite la collecte de renseignements personnels à ce qui est raisonnablement nécessaire aux fins pour lesquelles ils sont recueillis.
2.2 Comment nous recueillons les renseignements personnels
Nous pouvons recueillir des renseignements personnels directement auprès de vous ou, lorsque cela est approprié, auprès d’un représentant autorisé ou d’un partenaire lorsque vous :
Faites un don à la Fondation;
Vous inscrivez à un événement ou y participez;
Vous abonnez aux communications de la Fondation;
Soumettez une demande, une demande de financement, un remboursement, un reçu, un questionnaire ou tout autre formulaire lié à un programme;
Communiquez avec des représentants de la Fondation par courriel, par téléphone, par l’intermédiaire de notre site Web ou en personne;
Nous fournissez autrement des renseignements personnels dans le cadre de nos activités, programmes ou services.
Nous pouvons également recueillir automatiquement certains renseignements lorsque vous visitez notre site Web. De plus amples renseignements sur notre utilisation des témoins et de technologies similaires sont présentés ci-dessous.
3. Utilisation et communication des renseignements personnels
3.1 Comment nous utilisons les renseignements personnels
Nous utilisons les renseignements personnels uniquement aux fins pour lesquelles ils ont été recueillis, dans les autres cas permis ou exigés par la loi, ou avec le consentement de la personne concernée lorsque celui-ci est requis. Selon les circonstances, nous pouvons utiliser des renseignements personnels pour :
Traiter et administrer les dons et délivrer des reçus fiscaux;
Tenir à jour les dossiers des donateurs et des sympathisants et gérer nos relations avec les donateurs, les partenaires et les autres membres de notre communauté;
Communiquer de l’information au sujet de la Fondation, notamment sur sa mission, ses programmes, ses activités de collecte de fonds, ses événements et les façons de soutenir notre travail;
Gérer les préférences de communication et les abonnements à notre infolettre;
Inscrire des personnes à des événements de la Fondation et administrer ces événements;
Recevoir, examiner et administrer les demandes relatives aux programmes et aux mesures de soutien financés par la Fondation;
Traiter les demandes de financement, les remboursements et les autres transactions liées aux programmes;
Assurer le suivi et évaluer les programmes et les mesures de soutien financés par la Fondation, notamment à des fins de reddition de comptes et de mesure de l’impact;
Répondre aux questions, demandes, commentaires ou plaintes;
Tenir les dossiers administratifs, financiers et organisationnels appropriés;
Respecter les exigences légales et réglementaires applicables.
Nous n’utiliserons pas les renseignements personnels à des fins incompatibles avec celles pour lesquelles ils ont été recueillis, sauf si la loi le permet ou si nous obtenons le consentement requis.
3.2 Situations dans lesquelles nous pouvons communiquer des renseignements personnels
La Fondation ne vend pas de renseignements personnels ni de listes de donateurs.
Nous pouvons communiquer des renseignements personnels à des fournisseurs de services qui nous aident à mener nos activités, notamment des fournisseurs de systèmes de gestion des donateurs et des relations, de traitement des paiements, d’hébergement de sites Web, de formulaires en ligne, de services de courriel et de communication, de technologies de l’information, de stockage infonuagique et d’autres services administratifs.
Seuls les renseignements personnels raisonnablement nécessaires à la prestation de leurs services sont communiqués à ces fournisseurs. Ceux-ci sont tenus de traiter les renseignements personnels conformément aux exigences applicables en matière de protection des renseignements personnels et à leurs obligations envers la Fondation.
Nous pouvons également communiquer des renseignements personnels :
À des organismes du secteur public, des organismes communautaires ou d’autres partenaires de programme lorsque cela est nécessaire pour administrer un programme, une demande, une demande de financement ou une mesure de soutien, et lorsque la loi le permet ou avec le consentement requis;
Lorsque la communication est exigée ou permise par une loi ou un règlement applicable, une ordonnance d’un tribunal ou toute autre autorité légale;
Dans d’autres circonstances, avec le consentement requis.
Certains fournisseurs de services peuvent traiter ou conserver des renseignements personnels à l’extérieur du Québec ou du Canada. De plus amples renseignements sur le traitement des renseignements personnels à l’extérieur du Québec sont présentés ci-dessous.
4. Consentement
Lorsque le consentement est requis, la Fondation obtient le consentement nécessaire à la collecte, à l’utilisation ou à la communication de renseignements personnels. Le consentement est demandé en termes clairs et compréhensibles et porte sur les fins précises pour lesquelles les renseignements personnels sont recueillis, utilisés ou communiqués.
La forme du consentement peut varier selon la nature et le degré de sensibilité des renseignements personnels ainsi que les circonstances dans lesquelles ils sont recueillis.
Lorsque la Fondation souhaite utiliser ou communiquer des renseignements personnels à des fins qui ne sont pas compatibles avec celles pour lesquelles ils ont été initialement recueillis, nous obtenons un consentement supplémentaire lorsque la loi l’exige.
Vous pouvez retirer votre consentement à l’utilisation ou à la communication de vos renseignements personnels, sous réserve des restrictions légales ou contractuelles applicables. Nous vous informerons, le cas échéant, des conséquences d’un retrait de consentement.
Dans certaines circonstances, la loi applicable permet ou exige que la Fondation recueille, utilise ou communique des renseignements personnels sans consentement. Il peut notamment s’agir de répondre à une ordonnance d’un tribunal, de respecter des exigences légales ou d’autres circonstances autorisées par la loi.
5. Vos droits et la façon de les exercer
Sous réserve des lois applicables, vous disposez de certains droits concernant les renseignements personnels que la Fondation détient à votre sujet.
5.1 Accès et rectification
Vous pouvez demander l’accès aux renseignements personnels que nous détenons à votre sujet et demander la rectification de renseignements inexacts, incomplets ou équivoques, sous réserve des restrictions prévues par la loi.
5.2 Retrait du consentement
Lorsque la collecte, l’utilisation ou la communication de vos renseignements personnels repose sur votre consentement, vous pouvez retirer celui-ci, sous réserve des restrictions légales ou contractuelles applicables. Selon les circonstances, le retrait du consentement peut avoir une incidence sur notre capacité à fournir certains services, à traiter une demande ou à administrer un programme.
5.3 Portabilité des renseignements personnels
Lorsque la loi applicable le prévoit, vous pouvez demander que les renseignements personnels informatisés recueillis auprès de vous vous soient communiqués, ou soient communiqués à une autre personne ou à un organisme autorisé par la loi, dans un format technologique structuré et couramment utilisé.
5.4 Questions et plaintes
Vous pouvez communiquer avec la Fondation pour toute question, préoccupation ou plainte concernant le traitement de vos renseignements personnels ou l’exercice de vos droits en matière de protection des renseignements personnels.
Les demandes concernant l’accès, la rectification, le retrait du consentement ou tout autre droit en matière de protection des renseignements personnels doivent être adressées à la responsable de la protection des renseignements personnels de la Fondation aux coordonnées indiquées à la section 1 de la présente politique.
Nous répondrons aux demandes dans les délais prévus par la loi applicable. Nous pouvons prendre des mesures raisonnables afin de vérifier votre identité avant de traiter une demande.
6. Conservation, stockage et sécurité des renseignements personnels
6.1 Conservation et destruction
La Fondation conserve les renseignements personnels uniquement pendant la période raisonnablement nécessaire pour réaliser les fins pour lesquelles ils ont été recueillis et pour respecter les exigences légales, réglementaires, financières et administratives applicables.
Lorsque les renseignements personnels ne sont plus nécessaires, la Fondation prend des mesures raisonnables pour les détruire de façon sécuritaire conformément à ses pratiques de conservation et de destruction et aux lois applicables.
6.2 Stockage et traitement des renseignements personnels
La Fondation fait appel à des fournisseurs de services et à des plateformes technologiques pour soutenir ses activités. Par conséquent, des renseignements personnels peuvent être stockés ou traités par des fournisseurs de services situés à l’extérieur du Québec ou du Canada, notamment aux États-Unis.
Lorsque des renseignements personnels sont communiqués à l’extérieur du Québec, la Fondation prend les mesures exigées par les lois applicables en matière de protection des renseignements personnels afin d’évaluer et de protéger ces renseignements, notamment au moyen de mesures contractuelles et de sécurité appropriées.
Les renseignements personnels traités à l’extérieur du Québec peuvent être assujettis aux lois du territoire où ils sont stockés ou traités, notamment en ce qui concerne l’accès légal par les tribunaux, les autorités gouvernementales ou les organismes d’application de la loi.
6.3 Mesures de sécurité
La Fondation prend des mesures administratives, techniques et physiques raisonnables afin de protéger les renseignements personnels contre la perte, le vol, l’accès, l’utilisation ou la communication non autorisés ainsi que contre les autres incidents liés à la confidentialité ou à la sécurité.
Ces mesures sont adaptées à la nature et au degré de sensibilité des renseignements personnels et peuvent notamment comprendre :
La limitation de l’accès aux renseignements personnels aux personnes qui en ont besoin dans l’exercice de leurs fonctions;
L’utilisation de systèmes protégés par mot de passe et de contrôles d’accès;
Le recours à des fournisseurs de services réputés disposant de mesures appropriées en matière de protection des renseignements personnels et de sécurité;
Le maintien de mesures de sécurité techniques et organisationnelles appropriées;
La destruction sécuritaire des renseignements personnels lorsqu’ils ne sont plus nécessaires.
Bien que la Fondation prenne des mesures raisonnables pour protéger les renseignements personnels, aucune méthode de transmission ou de stockage électronique ne peut être garantie comme étant entièrement sécuritaire.
7. Site Web, témoins et technologies similaires
Lorsque vous visitez le site Web de la Fondation, certains renseignements peuvent être recueillis automatiquement au moyen de témoins et de technologies similaires. Il peut notamment s’agir de votre adresse IP, de renseignements sur votre navigateur et votre appareil, des pages consultées et de renseignements sur la façon dont vous interagissez avec le site Web.
Nous pouvons utiliser ces renseignements afin d’assurer le fonctionnement et la sécurité de notre site Web, de comprendre comment les visiteurs l’utilisent, d’en améliorer les fonctionnalités et la performance ainsi que de mesurer le trafic et l’engagement.
Notre site Web et les services de tiers qui y sont intégrés peuvent utiliser des témoins nécessaires au fonctionnement du site ainsi que des témoins d’analyse ou d’autres technologies facultatives, le cas échéant.
Lorsque la loi applicable l’exige, les visiteurs disposent d’information et de choix concernant l’utilisation des technologies facultatives. Vous pouvez également gérer certains témoins à l’aide des paramètres de votre navigateur.
Les services de tiers accessibles par l’intermédiaire de notre site Web ou qui y sont intégrés, notamment les plateformes de dons, de formulaires en ligne ou d’autres services, peuvent recueillir des renseignements personnels conformément à leurs propres pratiques en matière de protection des renseignements personnels.
8. Modifications à la présente Politique de confidentialité
La Fondation peut mettre à jour la présente Politique de confidentialité de temps à autre afin de tenir compte de changements apportés à nos pratiques, à nos services, à nos obligations légales ou à d’autres circonstances.
La version la plus récente de la présente Politique de confidentialité sera disponible sur notre site Web et indiquera la date de sa dernière mise à jour.
Lorsque cela est approprié ou exigé par la loi, nous pouvons fournir un avis supplémentaire concernant les modifications importantes apportées à la présente Politique de confidentialité.
Dernière mise à jour : 30 septembre 2026